第一章  总  则

第一条 为加强和规范学校会议费管理，保障会议经费收支的合规性和合理性，提高经费的使用效益，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕 50号）等相关文件精神，结合学校实际，制订本办法。

第二条 本办法适用于学校举办（含主办、承办）的各类国内管理会议、国内业务会议、重要学术会议、在华举办国际会议。

国内管理会议是指除国内业务会议、重要学术会议、在华举办国际会议之外的其他国内会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、项目启动会、中期检查会、验收会、座谈会、答辩会（不含毕业论文答辩会）等。

重要学术会议是指院士、二级及以上教授占参会代表总数三分之一(含三分之一)以上的学术交流会议。

在华举办国际会议是指报经教育部批准在我国境内举办的国际会议。

第三条 各单位按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则举办各类会议。

第四条 会议组织者和经办人员是直接责任人，对所经办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。各单位对本单位所举办的会议承担管理和监督责任。

第二章  会议管理

第五条 各单位应建立健全会议审批、公示等会议管理制度，结合工作实际需要，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。

第六条 各单位举办会议应预先编制会议费预算。使用科研经费的会议由项目负责人审批；使用其他经费的会议由单位负责人审批，财务部审核。在华举办国际会议应按规定提前履行审批手续。

会议预算内容包括会议名称、会议主题、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数量、所需经费和列支渠道等。

有预算控制额度要求的项目，会议费不得超过预算控制额度；没有预算控制额度要求的项目，结合教学、科研业务活动的实际需要安排会议费。

第七条 会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的，会议费支出不得超过综合定额标准。不得在私人会所及明令禁止的风景名胜区召开。

第八条 各单位举办的会议应有可靠的经费来源，并做到收支平衡。

对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用。

对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可以适当向参会人员收取会议费。

对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

第九条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分利用电话电视、视频网络等新媒体和现代信息技术，在保证会议质量的前提下，降低会议成本，提高会议效率。

第三章  会议费开支范围、标准和报销管理

第十条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文印费、通讯费等。国际会议可开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金费用。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十一条 会议费开支实行综合定额控制，在综合定额标准之内据实报销，各项费用之间可以调剂使用。会议费的综合定额标准如下：

                                       单位:元/人.天

（一）综合定额里的其他费用包括：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费、国际会议资料翻译费等。

（二）会议应按照综合定额控制标准执行，超支部分不予报销。

（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

第十二条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费中报销。

（二）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，向邀请参会的专家发放讲课费、咨询费等，可对照学校相应标准在劳务费中报销。费用标准（税后）如下：

1.副高级技术职称专业人员每半天不超过1000元；

2.正高级技术职称专业人员每半天不超过2000元；

3.院士、全国知名专家每半天不超过3000元。

（三）国际会议同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

同声传译人员口译定额标准为：使用联合国官方语言的同声传译人员，每人每天5000元；使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员，每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员，我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结算。

（四）会议论文出版费等其他费用据实报销。

第十三条 各单位在会议开始前可办理会议费借款手续，借款时应提供：

（一）会议通知；

（二）举办会议预算表；

（三）借款单；

（四）金额如达到10万元及以上，应履行大额资金审批手续；

（五）国际会议需提供教育部批准办会的文件。

第十四条 各单位在会议结束之后应当及时汇总各项资料和票据，统一办理报销手续，会议费报销时应提供：

（一）会议通知；

（二）举办会议决算表；

（三）实际参会人员签到表；

（四）会议服务单位提供的发票、明细清单、委托合同（协议）等；

（五）金额如达到10万元及以上，应履行大额资金审批手续（如借款时已履行相关手续，无需重复提供）；

（六）国际会议需提供教育部批准办会的文件（如借款时已履行相关手续，无需重复提供）。

第十五条 获全额资助会议，资助单位对会议标准、会议地点和开支范围有特别要求并在资助协议中约定的，按协议执行。

第十六条  与校外单位共同承办会议的，报销时需提供会议预算和合同。会议结束后，会议经费如有结余，应及时转回学校原经费账户，不得滞留在学校之外。

第十七条  各单位举办的会议，原则上应在会议结束1个月内及时结账，一次性报销完毕。结账后收取的会议费如有结余，须按照学校经济管理办法办理结余分配。

第四章  监督问责

第十八条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请，严禁套取会议费设立“小金库”，严禁在会议费中列支公务接待费。 

第十九条 会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和香烟，原则上安排自助餐，不安排宴请。国内管理会议用餐不上酒水，会场不制作背景板、不提供水果和茶歇。国际会议可以在会议期间安排一次宴请。

第二十条 不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用，不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动，严禁以任何名义发放纪念品，不得额外配发洗漱用品。

第二十一条 学校纪检监察、审计、财务部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。 

第二十二条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任： 

（一）以虚报、冒领手段骗取会议费的； 

（二）虚报会议人数、天数等进行报销的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法行为的。

有所列行为之一的，由学校纪检、监察、审计、财务部门责令改正，追回违规资金，并报经学校批准后予以通报。对直接责任人和单位负责人，报请学校按规定给予相应处分。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。 

第五章  附  则

第二十三条 本办法由财务部负责解释。 

第二十四条 本办法自2016年9月1日起执行。《山东大学会议费管理办法》（山大财字〔2014〕51号）同时废止。

 

附件：举办会议预/决算表